|
Profilo sintetico
L’addetto alla
reception è il coordinatore del ricevimento e della
portineria di un albergo, di un villaggio turistico o
di un campeggio.
Le sue competenze riguardano aspetti di carattere
organizzativo, amministrativo e logistico.
I compiti organizzativi si riferiscono in primo
luogo alla verifica delle disponibilità ricettive,
alla registrazione delle prenotazioni e al controllo
di movimento sia in arrivo che in partenza degli
ospiti. Assegna le stanze, e cerca di soddisfare le
richieste specifiche che gli pervengono, aggiudicando
ad esempio una camera con vista o con un certo tipo di
arredo. Deve attuare poi una verifica quotidiana della
situazione delle disponibilità dei posti rispetto al
giorno precedente, per poter pianificare gli arrivi
dei nuovi utenti o di eventuali prenotazioni
estemporanee che possono giungere nella stessa
giornata. Per fare questo esegue ovviamente anche
compiti di carattere amministrativo e si occupa delle
prenotazioni che possono giungere per via elettronica
o per mezzo della corrispondenza, predisponendo o
occupandosi direttamente di fornire conferme e
risposte o precisazioni agli utenti che ne hanno fatto
richiesta.
E’ il diretto responsabile delle prenotazioni
dell’azienda ricettiva in cui è occupato e cerca,
inoltre, di garantire all’azienda il massimo livello
d’occupazione (il maggior numero possibile di ospiti
presenti).
Inoltre l’addetto alla reception ha competenze
per l’utilizzo di certi servizi bancari offerti o
richiesti dai clienti, e ha il preciso incarico di
occuparsi dei pagamenti degli ospiti, dei depositi e
del cambio valuta.
Se la struttura ricettiva alberghiera nella quale
è applicato dispone di sale per convegni e congressi
l’addetto alla reception si occupa anche del
coordinamento della disponibilità di questi spazi e
controlla che tutti i servizi collegati funzionino in
maniera impeccabile.
In questo senso dovrà controllare che siano
predisposti ad esempio gli strumenti per la
registrazione degli interventi, le apparecchiature
audiovisive, gli allestimenti delle sale. Si dovrà
occupare anche della puntualità dell’organizzazione
dei momenti di sosta nei lavori congressuali come
coffee-break (intervalli ristorativi) o le colazioni
di lavoro.
L’addetto alla reception deve anche provvedere al
coordinamento delle attività di tutto il reparto di
ricevimento e di portineria e pianificare le presenze
dei collaboratori in base alle richieste di
prenotazione ricevute o prevedibili.
L’addetto alla reception ha frequentemente
responsabilità anche nel settore manutenzione
dell’impianto ricettivo, e deve far intervenire
l’addetto ogni qualvolta venga segnalato un guasto,
deve saper utilizzare adeguatamente le tecnologie,
soprattutto informatiche, che gli consentono di
incrementare l’efficacia e l’efficienza della
propria attività (gestione di banche dati, sistemi di
trasmissione delle informazioni, emissione di
documenti fiscali).
Nello svolgimento della sua attività, l’addetto
alla reception ha rapporti di integrazione funzionale
con altre figure che operano all’interno della
struttura ricettiva, particolarmente con l’addetto
commerciale, con il direttore e con l’addetto al
"planning" (pianificazione delle presenze).
Oltre a questi operatori l’addetto alla reception
deve correlare le proprie azioni con l’operato della
governante, che è la responsabile dei servizi ai
piani (dove sono collocate le stanze) e che provvede
ad organizzare il personale – camerieri,
inservienti, facchini – in funzione degli arrivi e
delle partenze dei clienti
|
